Objekte und Wohnungen
Legen Sie Häuser, Wohnungen und Wohnflächen für Ihren Bestand an.
Für private Kleinvermieter
Betriebskosten abrechnen, bevor Fristen und Formfehler teuer werden
Als Herr Weber seine Excel-Datei im Frühjahr öffnet, fehlt ihm ein Rechenschritt zur CO₂-Aufteilung. Umlagewerk führt Vermieter mit zwei bis fünfzehn Wohneinheiten zu einem versendbaren Dokument inklusive Heizkosten und Handwerkerbescheinigung.
- Umlagefähige Kosten strukturiert erfassen
- Heizkosten und CO₂-Anteile berechnen
- Abrechnung als Dokument ausgeben
Für Vermieter, die ein Haus aus dem Familienbesitz selbst abrechnen.
Der bekannte Frühjahrsstress
Wenn die Tabelle den Überblick verliert
Die Kosten sind bezahlt, die Belege liegen bereit, doch die Excel-Tabelle wächst jedes Jahr um neue Spalten. Bei Heizkosten, CO₂-Kosten und Fristen genügt eine übersehene Eingabe, damit die Abrechnung angreifbar wird.
Aus einer vertrauten Tabelle wird so schnell ein Risiko für Nachforderungen und das Verhältnis zum Mieter.
- Kosten falsch zugeordnetDie Betriebskostenverordnung nennt die umlagefähigen Kostenarten. Eigene Tabellen machen nicht sichtbar, welche Position noch geprüft werden muss.
- Heizkosten unvollständig verteiltHeizkosten werden nicht einfach nach Wohnfläche verteilt. Grundkosten und Verbrauchskosten müssen nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung getrennt berücksichtigt werden.
- CO₂-Anteil übersehenSeit 2023 gilt für viele Wohngebäude das Stufenmodell des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes. Ohne die passende Berechnung trägt der Vermieter möglicherweise einen unzutreffenden Anteil.
- Frist aus dem Blick verlorenDie Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Wer zu spät abrechnet, kann eine Nachforderung verlieren.
Der Wendepunkt
Aus Belegen wird eine prüfbare Abrechnung
Umlagewerk fragt die Angaben in der Reihenfolge ab, in der sie für eine Betriebskostenabrechnung benötigt werden. Statt Formeln zu pflegen, prüfen Sie Kosten, Verteilerschlüssel und Ergebnisse vor dem Versand.
- Objekt und Mietverhältnisse anlegenSie erfassen die Wohneinheiten, Flächen und Abrechnungszeiträume Ihres Hauses. Für jedes Mietverhältnis hinterlegen Sie die Angaben, die für die Verteilung gebraucht werden.
- Kosten und Werte eingebenSie ordnen Rechnungen den Kostenarten zu und tragen Heizkosten sowie Verbrauchswerte ein. Die Anwendung führt auch durch Angaben zur CO₂-Kostenaufteilung und zu Handwerkerleistungen.
- Abrechnung prüfen und versendenUmlagewerk stellt die Ergebnisse je Wohnung zusammen und erzeugt das Abrechnungsdokument. Vor dem Versand können Sie Positionen und Belege noch einmal nachvollziehen.
Für den tatsächlichen Ablauf
Die Schritte einer Abrechnung an einem Ort
Umlagewerk ist auf kleine Wohnbestände ohne eigene Hausverwaltung zugeschnitten. Die Funktionen folgen den Unterlagen, die private Vermieter ohnehin auf dem Tisch haben.
Kostenarten prüfen
Ordnen Sie Ausgaben den Kostenarten der Betriebskostenverordnung zu.
Verteilerschlüssel festlegen
Hinterlegen Sie Flächen, Personen oder andere vereinbarte Schlüssel je Kostenart.
Heizkosten verteilen
Erfassen Sie Grundkosten, Verbrauchskosten und die Werte aus der Heizkostenabrechnung.
CO₂-Anteile berechnen
Berücksichtigen Sie die Angaben für das Stufenmodell bei Wohngebäuden.
Fristen im Blick
Der Abrechnungszeitraum bleibt mit seiner gesetzlichen Frist sichtbar.
Handwerkerkosten ausweisen
Stellen Sie anteilige Arbeitskosten für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG zusammen.
Belege ablegen
Ordnen Sie Rechnungen und Nachweise der jeweiligen Abrechnung zu.
Was sich im Alltag ändert
Weniger Rätselraten vor dem Versand
Die Abrechnung bleibt Ihre Entscheidung. Umlagewerk schafft eine feste Reihenfolge für die Aufgaben, die bei kleinen Mietshäusern sonst zwischen Ordnern und Tabellen verteilt sind.
Ein klarer Ablauf
Sie beginnen nicht mit einer leeren Kalkulation, sondern mit Objekt und Zeitraum. Der nächste Eingabeschritt ergibt sich aus der Abrechnung selbst.
Nachvollziehbare Positionen
Kosten, Schlüssel und Ergebnisse stehen im Zusammenhang. Das erleichtert die eigene Prüfung und die Erklärung gegenüber Mietern.
Neue Pflichten einordnen
Heizkosten, CO₂-Aufteilung und Handwerkerbescheinigung erhalten einen festen Platz. Sie müssen diese Punkte nicht jedes Jahr neu in die Tabelle einbauen.
Belege vorbereitet halten
Rechnungen und Nachweise lassen sich der Abrechnung zuordnen. Damit ist die Grundlage für Rückfragen geordnet.
Rechtsgrundlagen zum Nachschlagen
Die Abrechnung folgt Pflichten, nicht Vermutungen
Umlagewerk richtet seine Abfragen an den gesetzlichen Vorgaben aus. Die folgenden Regeln können Sie im Gesetzestext und in den Verordnungen selbst prüfen.
Abrechnung binnen zwölf Monaten
Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Grundlage: § 556 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BGBHeizkosten nach Verbrauch und Grundanteil
Die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind zu einem Teil nach erfasstem Verbrauch und im Übrigen nach einem festen Maßstab zu verteilen. Die Heizkostenverordnung bestimmt hierfür den zulässigen Anteil der Verbrauchskosten.
Grundlage: § 6 Abs. 1 und § 7 Abs. 1 HeizkostenverordnungCO₂-Kosten nach Stufenmodell
Bei Wohngebäuden wird der auf den Mieter entfallende Anteil der Kohlendioxidkosten nach einem Stufenmodell bestimmt. Maßgeblich ist der jährliche Kohlendioxidausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche.
Grundlage: §§ 5 und 6 Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor des Magazins von Umlagewerk und verantwortet die Fachbeiträge. Zur Autorenseite
Umlagewerk befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender mit kleinen Wohnbeständen, die den Ablauf mit ihren typischen Abrechnungsfällen erproben möchten.
Pilotphase
Ein Zugang, passend zur Größe Ihres Bestands
Die laufende Lizenz richtet sich nach der Zahl Ihrer Wohneinheiten. Für die Pilotphase gibt es zudem einen unverbindlichen Einblick in den geplanten Ablauf.
Einblick
Für Vermieter, die vor einer Entscheidung den Ablauf kennenlernen möchten.
0 Eurofür die Vorführung
- Persönliche Vorführung
- Beispiel einer Abrechnung
- Einordnung der Funktionen
- Fragen zur Pilotphase
Unverbindlich anfragen.
Kleinbestand
Für private Vermieter mit bis zu zehn Wohneinheiten.
9 Europro Monat
- Bis zu zehn Wohneinheiten
- Betriebskostenabrechnung
- Heizkostenverteilung
- CO₂-Kostenaufteilung
- Handwerkerbescheinigung
Alternativ 89 Euro pro Jahr.
Mehr Einheiten
Für private Vermieter ab elf bis fünfzehn Wohneinheiten.
19 Europro Monat
- Elf bis fünfzehn Wohneinheiten
- Betriebskostenabrechnung
- Heizkostenverteilung
- CO₂-Kostenaufteilung
- Handwerkerbescheinigung
Für Bestände im vorgesehenen Umfang.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Jahreslizenz für bis zu zehn Einheiten kostet 89 Euro.
Fragen vor dem Start
Was private Vermieter wissen möchten
Die Antworten beziehen sich auf Umlagewerk in der Pilotphase und auf kleine selbst verwaltete Wohnbestände.
Für welche Vermieter ist Umlagewerk gedacht?
Umlagewerk richtet sich an private Vermieter mit zwei bis fünfzehn Wohneinheiten. Besonders passend ist es für Eigentümer, die ein Mehrfamilienhaus selbst verwalten und bisher mit Tabellen arbeiten.
Ersetzt Umlagewerk eine rechtliche Beratung?
Nein. Umlagewerk unterstützt beim strukturierten Erstellen der Abrechnung. Bei Streitfällen, besonderen Vertragsklauseln oder ungeklärten Rechtsfragen sollten Sie rechtlichen Rat einholen.
Kann ich Heizkosten mit Umlagewerk abrechnen?
Ja, der Ablauf berücksichtigt die Trennung von Grundkosten und Verbrauchskosten nach der Heizkostenverordnung. Voraussetzung ist, dass Ihnen die erforderlichen Werte aus der Heizkostenabrechnung oder den Erfassungsgeräten vorliegen.
Wie wird die CO₂-Kostenaufteilung berücksichtigt?
Umlagewerk führt durch die Angaben, die für die Einordnung nach dem Stufenmodell benötigt werden. Die konkrete Aufteilung hängt von den Daten des jeweiligen Wohngebäudes und Abrechnungszeitraums ab.
Was passiert, wenn meine Abrechnungsfrist bald endet?
Sie sollten den Zeitraum und die Frist zuerst prüfen. Umlagewerk kann die Vorbereitung strukturieren, übernimmt aber keinen Versand und ersetzt nicht Ihre Verantwortung für die rechtzeitige Mitteilung an den Mieter.
Kann ich eine Handwerkerbescheinigung erstellen?
Umlagewerk hilft, anteilige Arbeitskosten aus haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen auszuweisen. Ob und in welchem Umfang eine Steuerermäßigung möglich ist, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall.
Wie kann ich Erstanwender werden?
Sie können über das Formular eine Vorführung oder frühen Zugang anfragen. In der Pilotphase interessieren uns besonders typische Fälle aus kleinen Mietshäusern und Rückmeldungen zum Ablauf.
Umlagewerk Magazin
Rechenwege und Regeln für die nächste Abrechnung
Das Magazin erklärt wiederkehrende Fragen zu Betriebskosten, Heizkosten, CO₂-Aufteilung und Fristen anhand konkreter Vermietersituationen.
Neun Fehler, die Nachforderungen gefährden
Manche Fehler entstehen vor dem Rechnen, andere beim Versand oder bei neuen Kostenanteilen. Die Fehleranalyse nennt jeweils die Folge und ein konkretes Gegenmittel für Kleinvermieter.
Neun Fehler prüfen
Heizkostenverordnung für Kleinvermieter erklärt
Die Heizkostenverordnung regelt, wann Heizkosten verbrauchsabhängig verteilt werden müssen. Dieser Einstieg klärt die Begriffe, Geräte und Rechenschritte für zentral beheizte Mietshäuser.
Heizkosten Grundlagen
In sieben Schritten zur versandfertigen Abrechnung
Von den Stammdaten bis zur Zustellung folgt die Betriebskostenabrechnung einer festen Reihenfolge. Der Leitfaden führt durch den Vorgang für ein kleines Mehrfamilienhaus.
Sieben SchrittePilotphase mitgestalten
Zeigen Sie uns Ihren Abrechnungsalltag
Sie verwalten ein kleines Mietshaus selbst und möchten weniger zwischen Excel, Rechnungsordner und Gesetzestext wechseln. Fragen Sie eine Vorführung an oder bewerben Sie sich für frühen Zugang zu Umlagewerk.
- Wir prüfen, ob Ihr Bestand zur Pilotphase passt.
- Sie erhalten eine Einordnung des vorgesehenen Ablaufs.
- Ihre Fragen zu Funktionen und Zugang werden beantwortet.
Anfrage zu Umlagewerk
Teilen Sie uns mit, wie viele Wohneinheiten Sie selbst abrechnen und woran Sie gerade arbeiten. So kann die Vorführung an Ihren Fall anknüpfen.