In sieben Schritten zur versandfertigen Abrechnung

Als Frau Berger die Abrechnung für ihr Mehrfamilienhaus vorbereitet, liegen die Unterlagen zunächst in mehreren Ordnern: Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnung, Wasserabrechnung, Heizkostenunterlagen und Kontoauszüge. Die Aufgabe wird überschaubar, wenn sie nicht mit einer fertigen Tabelle beginnt, sondern die Schritte in der Reihenfolge der gesetzlichen Abrechnung durchläuft.

Dieser Leitfaden zeigt, wie aus diesen Unterlagen für jede Mietpartei eine nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung wird. Er richtet sich an Vermieter kleiner Häuser mit Vorauszahlungen auf Betriebskosten. Wer eine Betriebskostenpauschale vereinbart hat, rechnet die pauschal erfassten Kosten grundsätzlich nicht jährlich ab. Fachlich eingeordnet werden die Schritte von unserem Autor für Vermietung und Betriebskosten.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum und Mietverhältnisse festlegen

Frau Berger eröffnet für das Abrechnungsjahr zuerst ein Deckblatt oder eine Arbeitsdatei. Darin trägt sie den Abrechnungszeitraum ein. Nach Paragraf 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB, darf dieser Zeitraum grundsätzlich höchstens zwölf Monate umfassen. Ein Kalenderjahr ist üblich, aber nicht zwingend, wenn der Mietvertrag einen anderen jährlichen Zeitraum vorsieht.

Danach erstellt sie eine Übersicht aller Einheiten und Mietverhältnisse. Entscheidend sind die Namen der Mieter, die Wohnungsbezeichnung, die Wohnfläche, die vereinbarten Vorauszahlungen und die Zeit, in der die Wohnung im Abrechnungszeitraum vermietet war. Leerstand gehört ebenfalls in die Übersicht, denn sein Kostenanteil bleibt regelmäßig beim Vermieter.

Mieterwechsel sauber zeitlich abgrenzen

Bei einem Mieterwechsel prüft Frau Berger Einzugs und Auszugsdatum sowie die Regelung im Mietvertrag. Verbrauchsabhängige Kosten können eine Zwischenablesung oder eine Abgrenzung nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung erfordern. Für andere Kostenarten wird häufig zeitanteilig abgegrenzt, sofern keine wirksame und passende Vereinbarung etwas anderes bestimmt.

Zum Schluss liest sie die Betriebskostenklausel jedes Mietvertrags. Nur vereinbarte Betriebskosten dürfen sie umlegen. Bei älteren Verträgen ist besonders zu prüfen, ob eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung, BetrKV, oder eine ausreichend bestimmte Aufzählung vorliegt.

Schritt 2: Belege und Zahlungen je Kostenart erfassen

Jetzt sammelt Frau Berger die Belege vollständig: Rechnungen von Dienstleistern, Gebührenbescheide, Versicherungsunterlagen, Grundsteuerbescheide, Wartungsnachweise sowie Zahlungsbelege. Maßgeblich sind die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten. Bei Wohnraummiete ist nach Paragraf 556 Absatz 3 BGB grundsätzlich das Abflussprinzip zulässig, also die Berücksichtigung der im Zeitraum geleisteten Zahlungen. Ausnahmen und Besonderheiten können sich aus einer abweichenden Abrechnungspraxis oder besonderen Vertragslagen ergeben.

Jeden Betrag ordnet sie einer Kostenart zu. Paragraf 2 BetrKV nennt beispielsweise laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach und Haftpflichtversicherung sowie Hauswart. Eine sorgfältige Zuordnung verhindert, dass verschiedene Leistungen in einer unprüfbaren Sammelposition verschwinden.

Umlagefähige Kosten von Eigentümerkosten trennen

Nicht jede Rechnung für das Haus ist eine Betriebskostenposition. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung sind nach Paragraf 1 Absatz 2 BetrKV keine Betriebskosten und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden. Auch eine Reparatur bleibt grundsätzlich keine umlagefähige Wartung, selbst wenn beide Arbeiten auf derselben Rechnung stehen. Frau Berger lässt deshalb nur den nachvollziehbar getrennten Wartungsanteil in ihrer Kostenaufstellung stehen.

Eine praktische Prüfhilfe bietet der Beitrag Welche Kosten die Betriebskostenverordnung erlaubt. Frau Berger notiert zu jeder Position außerdem Belegdatum, Zahlungstag, Empfänger, Bruttobetrag und gegebenenfalls den Anteil, der nicht auf die Wohnungen entfällt. Diese Arbeitsliste bleibt bei den Unterlagen, sie muss nicht in voller Länge mit der Abrechnung versandt werden.

Schritt 3: Verteilerschlüssel vor dem Rechnen prüfen

Bevor Frau Berger Beträge verteilt, sucht sie für jede Kostenart den vereinbarten Umlageschlüssel im Mietvertrag. Möglich sind etwa Verteilung nach Wohnfläche, nach Personenzahl, nach Wohneinheiten oder bei verbrauchsabhängigen Kosten nach gemessenem Verbrauch. Der Schlüssel muss zur Kostenart und zur vertraglichen Vereinbarung passen.

Fehlt eine abweichende wirksame Regelung, bestimmt Paragraf 556a Absatz 1 BGB für Betriebskosten die Verteilung nach dem Anteil der Wohnfläche. Für verbrauchs oder verursachungsabhängig erfasste Betriebskosten gilt nach Paragraf 556a Absatz 1 Satz 2 BGB der erfasste unterschiedliche Verbrauch oder die unterschiedliche Verursachung, soweit nicht etwas anderes vereinbart ist. Heizkosten unterliegen zusätzlich den Vorgaben der Heizkostenverordnung.

Den Nenner dokumentieren

Bei der Wohnfläche hält Frau Berger fest, welche Gesamtfläche als Nenner dient und welche Fläche jeder Wohnung zugerechnet wird. Sie verwendet nicht für einzelne Kostenarten wechselnde Flächen, ohne den Grund belegen zu können. Bei einem Schlüssel nach Personen ist eine nachvollziehbare zeitliche Erfassung nötig, besonders bei Ein oder Auszügen.

Ein Schlüsselwechsel innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums verlangt besondere Sorgfalt. Frau Berger prüft, ob eine Änderung vertraglich wirksam vereinbart wurde und ab wann sie gilt. Erst danach legt sie für jede Kostenposition den Schlüssel in ihrer Rechenübersicht verbindlich fest.

Schritt 4: Heizkosten und CO₂ Anteil gesondert übernehmen

Die Heizkosten behandelt Frau Berger nicht wie die übrigen Hauskosten. Liegt eine Heizkostenabrechnung eines Messdienstes vor, übernimmt sie die dort ausgewiesenen umlagefähigen Kosten und die Verteilung nur nach eigener Plausibilitätsprüfung. Die Heizkostenverordnung schreibt in ihrem Anwendungsbereich vor, dass ein Teil der Kosten verbrauchsabhängig verteilt wird. Sie regelt auch Ablesung, Nutzerwechsel und Ausnahmen.

Vor der Umlage berücksichtigt Frau Berger die Kohlendioxidkostenaufteilung. Nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz, CO2KostAufG, tragen Vermieter bei mit fossilen Brennstoffen versorgten Wohngebäuden je nach Kohlendioxidausstoß einen gesetzlich bestimmten Anteil der Kohlendioxidkosten. Dieser Vermieteranteil ist vor der Verteilung auf die Mieter von den umlagefähigen Heizkosten abzuziehen.

Die Angaben des Lieferanten prüfen

Frau Berger prüft, ob Brennstofflieferant oder Wärmelieferant die erforderlichen Angaben zu Kohlendioxidemissionen und Kohlendioxidkosten ausweist. Bei zentraler Wärmeversorgung ergibt sich die Aufteilung regelmäßig aus der Heizkostenabrechnung. Bei einer dezentralen Versorgung, etwa mit einer Gasetagenheizung, gelten eigene Erstattungsabläufe und Pflichten. Der Beitrag Heizkostenverordnung für Kleinvermieter erklärt hilft bei der Einordnung der Heizkostenunterlagen.

Den abgezogenen Vermieteranteil weist Frau Berger in ihrer Berechnung transparent aus. Sie verteilt nicht versehentlich die gesamten Brennstoffkosten und rechnet den Anteil erst am Ende wieder heraus. So bleibt klar, welcher Betrag tatsächlich auf die Mietparteien entfällt.

Schritt 5: Kostenanteile für jede Wohnung berechnen

Nun rechnet Frau Berger Kostenart für Kostenart. Bei einer Position nach Wohnfläche teilt sie zunächst die umlagefähigen Gesamtkosten durch die Gesamtwohnfläche. Das Ergebnis multipliziert sie mit der Wohnfläche der jeweiligen Wohnung. Alternativ kann sie den Wohnflächenanteil der Wohnung unmittelbar mit den Gesamtkosten multiplizieren.

Bei einem Schlüssel nach Einheiten, Personen oder Verbrauch folgt sie derselben Logik: Gesamtkosten, Verteilereinheit des Hauses, Anteil der Wohnung. Bei zeitanteiliger Abgrenzung berücksichtigt sie zusätzlich die Dauer des Mietverhältnisses. Die gewählte Rechenmethode muss für den Mieter aus den Angaben der Abrechnung nachvollziehbar sein.

Eine Rechenzeile je Kostenart anlegen

Frau Berger addiert die Kostenanteile erst, nachdem sie jede Zeile geprüft hat. Sie kontrolliert außerdem, ob die Summe aller Wohnungsanteile je Kostenart den umlagefähigen Gesamtbetrag ergibt. Rundungsdifferenzen hält sie einheitlich und geringfügig.

Schritt 6: Vorauszahlungen gegenüberstellen und Ergebnis prüfen

Für jede Mietpartei stellt Frau Berger dem errechneten Kostenanteil die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen gegenüber. Sie übernimmt nicht blind den monatlich geschuldeten Betrag aus dem Mietvertrag. Entscheidend ist, was tatsächlich gezahlt oder etwa mit anderen Forderungen verrechnet wurde und wie die Buchungen nachvollziehbar belegt sind.

Übersteigen die Vorauszahlungen den Kostenanteil, entsteht ein Guthaben. Liegt der Kostenanteil höher, ergibt sich eine Nachforderung. Frau Berger prüft vor dem Versand, ob ein auffälliges Ergebnis auf einer fehlenden Zahlung, einer doppelt erfassten Rechnung, einem falschen Mieterwechsel oder einem unzutreffenden Verteilerschlüssel beruht.

• Stimmen Abrechnungszeitraum und Mietzeit überein?
• Sind nur umlagefähige und vereinbarte Kosten enthalten?
• Wurde der richtige Schlüssel mit dem richtigen Gesamtnenner verwendet?
• Sind Heizkosten und der Vermieteranteil der Kohlendioxidkosten richtig behandelt?
• Entsprechen die angesetzten Vorauszahlungen den Zahlungsunterlagen?

Eine rechnerisch richtige Summe genügt nicht, wenn sie aus nicht erklärbaren Zwischenschritten entsteht. Frau Berger bewahrt deshalb die Rechenübersicht, die Belege und die Zahlungsnachweise geordnet auf. Mieter dürfen nach Paragraf 259 Absatz 1 BGB grundsätzlich Belegeinsicht verlangen, soweit dies zur Prüfung der Abrechnung erforderlich ist.

Schritt 7: Dokument fertigstellen und Zugang sichern

Aus der Arbeitsmappe erstellt Frau Berger nun für jede Mietpartei ein eigenes Abrechnungsdokument. Eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs mindestens den Abrechnungszeitraum, eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie den Abzug der Vorauszahlungen enthalten.

Das Dokument benennt die Wohnung eindeutig und weist Guthaben oder Nachforderung klar aus. Eine Zahlungsfrist für eine Nachforderung kann Frau Berger angeben. Sie ersetzt jedoch nicht die gesetzliche Abrechnungsfrist. Belege, Detailrechnungen und interne Rechenblätter legt sie geordnet ab, damit sie Rückfragen und ein Belegeinsichtsverlangen beantworten kann.

Frist und Zugang beweisbar organisieren

Nach Paragraf 556 Absatz 3 Satz 2 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt.

Frau Berger plant den Versand daher nicht für den letzten möglichen Tag. Sie wählt einen Zustellweg, bei dem sie den Zugang im Streitfall nachvollziehbar darlegen kann, und dokumentiert Versanddatum, Empfänger und Zustellnachweis. Für die Terminplanung eignet sich der Beitrag Betriebskostenabrechnung: Fristen im Kalender planen.

Fazit: Mit einer festen Reihenfolge zur zustellbaren Abrechnung

Eine prüfbare Nebenkostenabrechnung entsteht nicht durch das bloße Addieren von Rechnungen. Frau Berger legt zuerst Zeitraum und Mietverhältnisse fest, trennt umlagefähige Kosten von Eigentümerkosten, prüft Schlüssel, behandelt Heizung und Kohlendioxidkosten gesondert, berechnet Wohnungsanteile und zieht erst dann die Vorauszahlungen ab. Danach sichert sie die Unterlagen und den rechtzeitigen Zugang.

Wer diese Schritte lieber aus wenigen Eingaben in ein versandfertiges Dokument überführen möchte, findet bei Umlagewerk für Betriebskostenabrechnung mit Heizkostenverteilung, CO₂ Aufteilung und Handwerkerbescheinigung eine passende Unterstützung. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. So lässt sich der Ablauf vor Ablauf der Abrechnungsfrist einrichten und am eigenen Hausbestand prüfen.