Frau Berger besitzt ein kleines Mehrfamilienhaus, das früher ihren Eltern gehörte. Die Heizung versorgt alle Wohnungen, das Warmwasser kommt ebenfalls aus einer gemeinsamen Anlage. Als sie die nächste Betriebskostenabrechnung vorbereitet, stellt sie fest: Es genügt nicht, Brennstoffrechnung und Wartungskosten einfach nach Wohnfläche in ihre Excel-Tabelle zu übernehmen.
Die Heizkostenverordnung gibt für viele zentral versorgte Mietshäuser den Verteilungsweg vor. Sie verbindet die Kosten der Anlage mit Messwerten aus den Wohnungen und mit einem Flächenanteil. Wer die Begriffe trennt, die Geräte richtig zuordnet und die Ausgangsdaten prüft, kann Heizkosten nachvollziehbar abrechnen. Dieser Beitrag wurde für Kleinvermieter aufbereitet von unserem Autor.
Die Heizkostenverordnung betrifft zentral versorgte Gebäude
Die Heizkostenverordnung, kurz HeizkostenV, regelt nach § 1 die Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser. Ihr Kernfall ist das Gebäude mit einer zentralen Heizungsanlage oder einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage, aus der mehrere Nutzer versorgt werden. Maßgeblich ist also nicht, ob Frau Berger viele oder wenige Wohnungen vermietet, sondern wie das Haus versorgt wird.
Die Verordnung erfasst auch mehrere Gebäude, wenn sie über eine gemeinsame zentrale Versorgungsanlage verbunden sind. Stehen etwa zwei Häuser auf einem Grundstück und erhalten Wärme aus demselben Heizkessel, kann die HeizkostenV deshalb für den verbundenen Bestand gelten. Die Kosten müssen dann zunächst sachgerecht der Versorgung und den betroffenen Nutzungseinheiten zugeordnet werden.
Abgrenzung zur Einzelversorgung
Hat jede Wohnung eine eigene Gasetagenheizung und schließt der Mieter den Liefervertrag selbst, rechnet der Mieter seinen Brennstoffverbrauch in der Regel unmittelbar mit dem Energieversorger ab. Die zentrale Verteilung von Heizkosten durch den Vermieter stellt sich dann grundsätzlich nicht in derselben Weise. Kosten, die der Vermieter selbst trägt, etwa für gemeinschaftliche Anlagenbereiche, sind davon getrennt zu betrachten.
Bei einer zentralen Anlage beginnt die Prüfung mit einer einfachen Bestandsaufnahme: Welche Wohnungen erhalten Wärme, welche erhalten Warmwasser, welche Anlage erzeugt beides und welche Zähler oder Verteiler sind vorhanden? Diese Angaben gehören vor den ersten Rechenschritt. Sie sind auch wichtig, wenn Sie die Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt vorbereiten.
Heizkosten und Warmwasserkosten sind eigene Kostenblöcke
Die HeizkostenV unterscheidet Kosten der Versorgung mit Wärme und Kosten der Versorgung mit Warmwasser. Diese Trennung ist keine formale Feinheit. Sie entscheidet darüber, welche Gesamtkosten jeweils verteilt werden und welche Verbrauchswerte als Grundlage dienen.
Kosten der Versorgung mit Wärme
§ 7 HeizkostenV beschreibt die Kosten der Versorgung mit Wärme. Dazu können insbesondere die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, des Betriebsstroms, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage sowie der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft gehören. Auch Kosten der Verbrauchserfassung, der Abrechnung und der Eichung, soweit sie unter die Regelung fallen, spielen in diesem Kostenblock eine Rolle.
Frau Berger sammelt dafür nicht nur die Rechnung des Brennstofflieferanten. Sie prüft auch, ob Rechnungen für Wartung, Messdienstleistungen oder Betriebsstrom die Heizungsanlage betreffen und ob die jeweilige Kostenart umlagefähig vereinbart ist. Die HeizkostenV beantwortet den Verteilungsschlüssel, sie ersetzt nicht die mietvertragliche Prüfung und die Regeln der Betriebskostenverordnung.
Kosten der Versorgung mit Warmwasser
§ 8 HeizkostenV regelt die Kosten der Versorgung mit Warmwasser. Dazu zählen je nach Anlage unter anderem die Kosten der Wasserversorgung, die Kosten der Erwärmung und die für Betrieb, Überwachung, Pflege und Verbrauchserfassung anfallenden Kosten. Kaltwasser und die Energie zur Erwärmung sind gedanklich auseinanderzuhalten, auch wenn sie auf Rechnungen oder im Anlagenbetrieb zusammen auftreten.
Erzeugt dieselbe Anlage Raumwärme und Warmwasser, dürfen die Gesamtkosten nicht ungeprüft nur einem Block zugeschlagen werden. § 9 HeizkostenV enthält Vorgaben zur Aufteilung der einheitlich entstandenen Kosten. Welche Methode anzuwenden ist, hängt von den vorhandenen Messwerten und den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Eine saubere Belegmappe erleichtert die Zuordnung, wie der Beitrag Belegmappe für Abrechnung und Steuerbescheinigung erläutert.
Erfassungsgeräte machen Verbrauch sichtbar
Die verbrauchsabhängige Abrechnung braucht Werte, die den Verbrauch einer Nutzungseinheit abbilden. Die HeizkostenV verlangt in ihrem Anwendungsbereich grundsätzlich, die Nutzer mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung auszurüsten. Welches Gerät passt, hängt davon ab, ob Wärme oder Warmwasser gemessen wird und wie die Leitungen im Gebäude verlaufen.
- Wärmezähler messen die abgegebene Wärmemenge, typischerweise in einer Wohnung oder an einem Heizkreis.
- Heizkostenverteiler sitzen an Heizkörpern und erfassen keine Wärmemenge unmittelbar. Sie liefern Bewertungswerte, mit denen der Heizkörperverbrauch innerhalb des Hauses verteilt wird.
- Warmwasserzähler erfassen die entnommene Warmwassermenge einer Wohnung oder Nutzungseinheit.
- Hauptzähler und Anlagenmessung helfen, Gesamtmengen und gegebenenfalls die Kostenaufteilung zwischen Wärme und Warmwasser zu bestimmen.
Ein Heizkostenverteiler ist daher nicht mit einem Wärmezähler gleichzusetzen. Für die Abrechnung kann er dennoch die gesetzlich vorgesehene Grundlage der Verbrauchsverteilung bilden. Entscheidend ist, dass Gerätetyp, Einbau, Ablesung und die hinterlegten Bewertungsfaktoren zum Gebäude und zur Abrechnung passen.
Ablesewerte sind noch keine fertige Abrechnung
Frau Berger sollte Ablesebelege, Stichtage, Gerätewechsel und geschätzte Werte nachvollziehbar dokumentieren. Fehlt ein Wert wegen eines Defekts, eines Nutzerwechsels oder einer nicht möglichen Ablesung, gelten besondere Regeln für die Ermittlung. Eine frei gewählte Schätzung aus einer Excel-Zelle ist kein Ersatz für eine prüfbare Herleitung.
Auch die Eichpflicht und die Messrichtigkeit können relevant sein. Bei Zweifeln an Geräten oder Messdienstabrechnungen ist es sinnvoll, die Unterlagen frühzeitig zu prüfen, statt erst nach Einwendungen eines Mieters nach Ursachen zu suchen.
Grundkosten verteilen einen festen Anteil der Kosten
Die Gesamtkosten eines Kostenblocks werden nicht vollständig nach Verbrauch verteilt. Nach § 7 Absatz 1 und § 8 Absatz 1 HeizkostenV sind mindestens 30 Prozent und höchstens 50 Prozent der Kosten als Grundkosten anzusetzen. Dieser Anteil wird nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum verteilt.
Der Grundkostenanteil berücksichtigt, dass zentrale Anlagen auch unabhängig vom individuellen Heizverhalten Kosten verursachen. Wärmeverluste des Gebäudes und der Leitungen sowie die Vorhaltung der Anlage werden nicht einer einzelnen Wohnung zugerechnet. Welcher zulässige Prozentsatz im konkreten Haus angesetzt wird, muss einheitlich, nachvollziehbar und innerhalb des gesetzlichen Rahmens festgelegt werden.
| Rechenschritt | Worum es geht |
|---|---|
| Gesamtkosten bestimmen | Kosten für Wärme und gegebenenfalls Warmwasser getrennt oder nach § 9 HeizkostenV aufgeteilt erfassen. |
| Grundkostenanteil bilden | Den zulässigen Anteil nach Fläche, Nutzfläche oder umbautem Raum verteilen. |
| Verbrauchskostenanteil bilden | Den verbleibenden Anteil nach den erfassten Verbräuchen verteilen. |
| Einzelanteil ausweisen | Grundkosten und Verbrauchskosten der jeweiligen Nutzungseinheit zusammenführen. |
Wohnfläche und Nutzfläche sind nicht beliebig austauschbar. Der verwendete Maßstab muss zum Gebäude passen und für alle betroffenen Einheiten konsistent angewandt werden. Änderungen an Flächen, etwa nach einem Ausbau, sollten Sie vor der Abrechnung prüfen und belegen.
Verbrauchskosten folgen den erfassten Verbräuchen
Der nach dem Grundkostenanteil verbleibende Kostenanteil sind die Verbrauchskosten. § 7 Absatz 1 HeizkostenV verlangt bei Wärme die Verteilung nach dem erfassten Wärmeverbrauch. § 8 Absatz 1 HeizkostenV verlangt bei Warmwasser die Verteilung nach dem erfassten Warmwasserverbrauch.
Praktisch wird zunächst die Summe aller berücksichtigungsfähigen Verbrauchswerte gebildet. Der Wert einer Wohnung wird ins Verhältnis zu dieser Summe gesetzt. Dieses Verhältnis bestimmt ihren Anteil an den Verbrauchskosten, nicht jedoch ihren Anteil an den Grundkosten.
Ein Beispiel ohne konkrete Eurobeträge verdeutlicht die Logik: Verbraucht eine Wohnung einen größeren Anteil der gemessenen Wärme als die übrigen Wohnungen, trägt sie einen entsprechend größeren Anteil der Verbrauchskosten. Ihre Fläche bleibt für den Grundkostenanteil dennoch relevant. Beide Ergebnisse werden erst am Ende zur Heizkostenposition dieser Wohnung addiert.
Besondere gesetzliche Verteilungsregeln mitprüfen
Die HeizkostenV enthält für bestimmte Konstellationen besondere Vorgaben, etwa bei Gebäuden mit einem besonders hohen Wärmeverbrauch oder bei verbundenen Anlagen. Außerdem kann ein Nutzer nach § 12 HeizkostenV unter bestimmten Voraussetzungen sein Nutzungsrecht zur Kürzung ausüben, wenn entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Das ist ein weiterer Grund, die Erfassung und die Rechenschritte nicht als bloße Formalität zu behandeln.
Für Brennstoffkosten kommt bei vermietetem Wohnraum außerdem die Aufteilung der Kohlendioxidkosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz in Betracht. Wie sich dieser zusätzliche Rechenschritt auf einen Heizkostenfall auswirken kann, zeigt ein CO₂ Fall mit Heizung und Betriebskosten.
Fernauslesbare Geräte lösen Verbrauchsinformationen aus
Fernauslesbare Ausstattungen verändern nicht nur den Ablesetermin. § 6a HeizkostenV knüpft an solche Geräte Pflichten zur Verbrauchsinformation während der laufenden Abrechnungsperiode. Nutzer sollen ihren Verbrauch nicht erst mit der jährlichen Abrechnung sehen, sondern regelmäßig informiert werden.
Sind fernablesbare Ausstattungen zur Verbrauchserfassung installiert, müssen Nutzern Verbrauchsinformationen regelmäßig bereitgestellt werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Die Informationen betreffen insbesondere ihren Verbrauch für Heizung und Warmwasser sowie Vergleichsangaben in dem gesetzlich vorgesehenen Umfang. Die konkrete Übermittlung kann von der technischen Ausstattung und den verfügbaren Daten abhängen.
Information und Abrechnung getrennt organisieren
Die unterjährige Verbrauchsinformation ersetzt keine Betriebskostenabrechnung. Sie begründet für sich genommen weder eine Nachforderung noch korrigiert sie eine spätere Jahresabrechnung. Frau Berger sollte deshalb zwei Arbeitsabläufe trennen: die laufende Bereitstellung der Verbrauchsinformationen und die jährliche Zusammenstellung von Kosten, Verteilerschlüsseln und Vorauszahlungen.
Wer einen Messdienst einsetzt, sollte schriftlich klären, wer die Informationen erstellt, welche Daten geliefert werden und wie Nutzer sie erhalten. Die rechtliche Verantwortung des Vermieters für eine ordnungsgemäße Abrechnung verschwindet nicht allein dadurch, dass ein Dienstleister Messwerte bereitstellt.
Ausnahmen ändern nicht die Bedeutung einer sauberen Datengrundlage
§ 11 HeizkostenV nennt Ausnahmen vom Anwendungsbereich oder von einzelnen Pflichten. Sie können etwa eine Rolle spielen, wenn eine Verbrauchserfassung technisch nicht möglich ist oder wenn ihr Einbau wegen besonderer Umstände unverhältnismäßig wäre. Auch bestimmte Gebäude- und Nutzungskonstellationen können abweichend behandelt werden.
Eine Ausnahme sollte nicht aus der Größe des Hauses abgeleitet werden. Dass Frau Berger nur wenige Wohnungen vermietet oder bisher nach Fläche abgerechnet hat, ist keine eigenständige Ausnahme. Vor jeder Abrechnung sollte sie für das konkrete Gebäude prüfen: Welche zentrale Versorgung besteht, welche Geräte sind eingebaut, welche gesetzlichen Voraussetzungen liegen vor und worauf stützt sich eine etwaige Ausnahme?
Diese Prüfung gehört in die Unterlagen. Halten Sie technische Pläne, Gerätestammdaten, Ableseprotokolle, Rechnungen und die Begründung einer Ausnahme zusammen. Kommt es zu einer Rückfrage oder einer Einwendung, lässt sich der Rechenweg dann von der Anlage bis zur einzelnen Wohnung nachvollziehen.
Heizkostenverordnung verstehen, Daten früh ordnen und fristgerecht abrechnen
Für Frau Berger ist der Weg jetzt klar: Zuerst den Anwendungsbereich und die Anlage erfassen, dann Wärme und Warmwasser als getrennte Kostenblöcke prüfen, Messwerte sichern und Grundkosten sowie Verbrauchskosten nach den gesetzlichen Vorgaben rechnen. Fernablesbare Geräte bringen zusätzlich laufende Informationspflichten mit sich. Ausnahmen nach § 11 HeizkostenV müssen für das konkrete Haus geprüft und dokumentiert werden, nicht vermutet.
Wenn Sie Kosten, Verbrauchswerte, CO₂-Aufteilung und Abrechnungsdaten nicht mehr in getrennten Tabellen zusammenführen möchten, kann Umlagewerk Betriebskostenabrechnung, Heizkostenverteilung und fristgerechte Dokumente aus wenigen Eingaben erstellen. Für eine Vorführung oder frühen Zugang wenden Sie sich über das Kontaktformular an das Team. So können Sie die Daten vor dem Abrechnungsstichtag strukturiert prüfen und die fertige Abrechnung rechtzeitig versenden.
