Frau Kramer besitzt ein Mehrfamilienhaus aus dem Familienbesitz. Die Vorauszahlungen ihrer Mieter laufen monatlich ein, Rechnungen sammelt sie in Ordnern und die Abrechnung baut sie bislang in einer Excel Tabelle. Als der Abrechnungszeitraum endet, beginnt jedoch nicht einfach eine Rechenaufgabe. Es beginnt eine Terminrechnung, bei der der Zugang der fertigen Abrechnung entscheidend ist.
Wer die Daten früh im Kalender festhält, kann Belege anfordern, Heizkostenunterlagen prüfen und die Zustellung planen, bevor die Frist drängt. Dieser Beitrag ordnet die gesetzlichen Fristen nach § 556 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch ein. Hinweise und Beiträge unseres Autors für Betriebskostenabrechnungen erläutern die praktische Anwendung für kleinere Mietshäuser.
Der Abrechnungszeitraum steht am Anfang jeder Terminrechnung
Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum eines Versorgers und auch nicht mit dem Tag, an dem Frau Kramer ihre Tabelle öffnet. Ausgangspunkt ist der Abrechnungszeitraum. Nach § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB ist über Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum darf grundsätzlich zwölf Monate nicht überschreiten.
Welcher Zeitraum für ein Mietverhältnis gilt, ergibt sich regelmäßig aus dem Mietvertrag. Ist dort beispielsweise das Kalenderjahr bestimmt, endet der Abrechnungszeitraum am letzten Kalendertag des Jahres. Fehlt eine eindeutige Vereinbarung, geben die bisherige Abrechnungspraxis und die Umstände des einzelnen Mietverhältnisses wichtige Hinweise. Frau Kramer sollte den einmal etablierten Zeitraum nicht ohne Prüfung verändern.
Einheitlicher Zeitraum, unterschiedliche Mietbeginne
Bei einem Mieterwechsel kann eine kürzere erste oder letzte Abrechnung erforderlich sein. Das ändert aber nicht zwingend den Jahresrhythmus des Hauses. Für die Frist der jeweiligen Abrechnung ist stets das Ende des konkreten Abrechnungszeitraums maßgeblich.
Ein sauberer Kalender beginnt deshalb mit einem festen Eintrag: Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums für jedes Mietverhältnis kontrollieren. Danach lässt sich der späteste Zugangstermin berechnen. Die Frage, welche Ausgaben überhaupt umgelegt werden dürfen, sollte Frau Kramer getrennt davon anhand der zulässigen Kosten nach der Betriebskostenverordnung prüfen.
Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten zugehen
§ 556 Absatz 3 Satz 2 BGB setzt die zentrale Abrechnungsfrist: Der Vermieter hat dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Bei einem Abrechnungszeitraum, der mit dem Kalenderjahr endet, muss die Abrechnung dem Mieter also bis zum Ablauf des folgenden Jahres zugehen.
Die Frist gilt für die Mitteilung an jeden einzelnen Mieter. In einem Haus mit mehreren Wohnungen reicht es nicht, wenn Frau Kramer die Unterlagen fertig erstellt oder gesammelt zur Post bringt. Sie muss für jede Wohnung einplanen, dass die Abrechnung rechtzeitig in den Machtbereich des jeweiligen Mieters gelangt.
Rücklagen im Kalender schaffen
Praktisch sollte der interne Fertigstellungstermin deutlich vor dem gesetzlichen Endtermin liegen. Dann bleibt Zeit für fehlende Jahresrechnungen, Rückfragen beim Messdienstleister, die Prüfung der Verteilerschlüssel und eine erneute Kontrolle der Anschriften. Dieser Puffer ist keine gesetzliche Verlängerung, sondern eine organisatorische Vorsorge.
Auch wenn einzelne Unterlagen spät eingehen, darf Frau Kramer nicht vorschnell annehmen, die Frist verschiebe sich. Ob eine Verzögerung ausnahmsweise nicht vom Vermieter zu vertreten ist, hängt vom Einzelfall ab. Sie sollte deshalb die Unterlagen früh anfordern und ihre Bemühungen nachvollziehbar dokumentieren.
Für den Zugang zählt nicht das Datum auf dem Dokument
Auf der Abrechnung können ein Erstellungsdatum und ein Druckdatum stehen. Beide Daten belegen noch nicht, dass die Frist gewahrt ist. Ebenso ist das Versanddatum nicht automatisch der Zugang. Entscheidend ist, wann die Abrechnung dem Mieter so zugeht, dass er unter gewöhnlichen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann.
Ein Einwurf in den Hausbriefkasten kann grundsätzlich Zugang bewirken, wenn nach der Verkehrsanschauung mit der nächsten Leerung zu rechnen ist. Bei einem Versand kurz vor Fristende entstehen deshalb Risiken. Feiertage, Wochenenden, verspätete Postlaufzeiten oder eine unklare Dokumentation können im Streitfall bedeutsam werden.
Zustellung beweisbar organisieren
Frau Kramer notiert für jede Wohnung nicht nur den Versand, sondern auch den gewählten Zustellweg und den Nachweis. Welcher Weg im konkreten Fall ausreichend beweiskräftig ist, ist eine Frage der Umstände und gegebenenfalls der Beweisführung im Streitfall. Ein bloßer Vermerk in der eigenen Liste ersetzt keinen belastbaren Nachweis.
- Abrechnung vollständig ausdrucken oder als fertige Datei sichern.
- Empfänger und aktuelle Zustellanschrift vor dem Versand prüfen.
- Zustellweg festlegen und den dazugehörigen Nachweis geordnet ablegen.
- Bei Rückläufern sofort handeln, statt auf den letzten Tag zu vertrauen.
Für die interne Planung ist daher ein früher Versandtermin sinnvoll. Er schützt nicht nur die Nachforderung, sondern vermeidet auch Diskussionen darüber, ob eine formal richtige Abrechnung rechtzeitig angekommen ist.
Bei Fristversäumnis entfällt regelmäßig die Nachforderung
Nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen. Das gilt jedoch nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Die gesetzliche Regel ist damit streng, die Ausnahme hängt von den konkreten Umständen ab.
Hat Frau Kramer die Verspätung zu vertreten, kann sie eine sich aus der verspäteten Abrechnung ergebende Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Eine verspätete Abrechnung ist deshalb nicht folgenlos, auch wenn alle Betriebskosten sachlich richtig ermittelt wurden. Guthaben des Mieters sind hiervon nicht in gleicher Weise ausgeschlossen und müssen grundsätzlich ausgezahlt oder verrechnet werden.
Für den Kalender folgt daraus eine klare Reihenfolge: Belege sammeln und fehlende Daten anmahnen, bevor die Erstellung beginnt. Erst danach werden Kosten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Ergebnis geprüft. Wer die einzelnen Rechenschritte strukturiert plant, findet in sieben Schritten zur versandfertigen Abrechnung eine passende Arbeitsabfolge.
Mieter haben zwölf Monate Zeit für Einwendungen
Die Frist läuft nicht nur für Vermieter. Nach § 556 Absatz 3 Satz 5 BGB muss der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Auch hier ist der Zugang maßgeblich, diesmal der Zugang beim Mieter als Beginn der Einwendungsfrist.
Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Nach § 556 Absatz 3 Satz 6 BGB gilt dies nicht, wenn der Mieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Frau Kramer sollte deshalb den Zugang ihrer Abrechnung nicht nur wegen ihrer eigenen Frist, sondern auch für die spätere Einordnung von Rückfragen dokumentieren.
Einwendungen von Zahlungsfragen trennen
Eine Rückfrage ist nicht zwangsläufig eine rechtlich erhebliche Einwendung. Dennoch sollte Frau Kramer jede Beanstandung ernst nehmen, den Eingang festhalten und die angesprochenen Positionen anhand der Belege prüfen. Mieter dürfen nach § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege verlangen. Die Art der Einsichtnahme kann vom Einzelfall abhängen.
Eine übersichtliche Belegmappe spart dabei Zeit. Rechnungen, Verträge, Ablesewerte, Verteilerschlüssel und Korrespondenz sollten so abgelegt sein, dass Frau Kramer die Abrechnung erklären kann. Das hilft auch, wenn die Abrechnung nach dem Versand korrigiert oder erläutert werden muss.
Heizkosten brauchen Termine vor der Jahresabrechnung
Bei zentraler Wärmeversorgung reichen die allgemeinen Betriebskostenbelege nicht aus. Zählerstände oder Verbrauchswerte müssen rechtzeitig erfasst werden, und der Messdienstleister benötigt die erforderlichen Daten für seine Abrechnungsunterlagen. Frau Kramer trägt diese vorgelagerten Termine in ihren Kalender ein, denn eine verspätete Heizkostenabrechnung kann die gesamte Betriebskostenabrechnung gefährden.
Die Heizkostenverordnung enthält Vorgaben zur Verbrauchserfassung und Kostenverteilung. Welche Ausstattung vorhanden ist, ob Ausnahmen greifen und wie die Abrechnung aufzubauen ist, muss für das konkrete Gebäude geprüft werden. Einen Überblick über die Regeln bietet der Beitrag Heizkostenverordnung für Kleinvermieter erklärt.
Unterjährige Verbrauchsinformation beachten
Bei fernablesbarer Ausstattung sind nach § 6a Heizkostenverordnung unterjährige Verbrauchsinformationen bereitzustellen. Diese Pflicht ist kein Arbeitsschritt, den Frau Kramer erst bei der Jahresabrechnung erledigen kann. Sie gehört als wiederkehrender Termin in den Jahreskalender und setzt voraus, dass Verbrauchsdaten verfügbar sind.
Daneben können sich aus der jährlichen Abrechnung weitere Prüfaufgaben ergeben, etwa zur Aufteilung von Kohlendioxidkosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz. Die Frist der Betriebskostenabrechnung bleibt dadurch unverändert. Frau Kramer sollte die Daten deshalb früh prüfen, statt die Berechnung erst kurz vor der Zustellung nachzuholen.
Ein Jahreskalender sichert den Ablauf für jedes Mietshaus
Frau Kramer überträgt die gesetzlichen Endpunkte in einen wiederkehrenden Ablauf. Sie arbeitet rückwärts vom spätesten Zugangstermin und setzt für jeden vorherigen Schritt eigene Termine. Der Kalender gilt pro Haus und wird bei abweichenden Abrechnungszeiträumen je Mietverhältnis ergänzt.
| Kalenderpunkt | Aufgabe | Zweck |
|---|---|---|
| Laufend | Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege und Anschriften ablegen | Vollständige Beleggrundlage sichern |
| Vor Periodenende | Ablesung und Datenlieferung des Messdienstleisters terminieren | Heizkostenunterlagen rechtzeitig erhalten |
| Nach Periodenende | Fehlende Belege anfordern und Vorauszahlungen abstimmen | Rechenbasis prüfen |
| Vor dem internen Fertigstellungstermin | Umlageschlüssel, Heizkosten, Kohlendioxidkosten und Ergebnisse kontrollieren | Fehler vor der Freigabe erkennen |
| Mit ausreichendem Vorlauf | Abrechnung freigeben, zustellen und Zugang dokumentieren | Abrechnungsfrist wahren |
Der letzte Kalendereintrag ist nicht das Absenden, sondern die Dokumentation des Zugangs. Danach bewahrt Frau Kramer die verwendeten Unterlagen und den Zustellnachweis geordnet auf. So kann sie auf Einwendungen reagieren und den Ablauf im nächsten Jahr wiederholen, ohne Fristen neu zusammensuchen zu müssen.
Wenn Sie die Kalenderarbeit und die Rechenschritte bündeln möchten, erstellt Umlagewerk Betriebskostenabrechnungen mit Heizkostenverteilung, CO₂-Aufteilung und Handwerkerbescheinigung aus wenigen Eingaben als fristgerecht versendbares Dokument. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular. Tragen Sie vorher das Ende Ihres Abrechnungszeitraums und den geplanten Zustelltermin ein, damit die gesetzliche Frist nicht erst unter Zeitdruck sichtbar wird.
